Les pertes financières d’une entreprise peuvent être substantielles si la gestion des notes de frais de l’entreprise est inefficace. Cette tâche est cependant à la fois chronophage et fastidieuse. Heureusement, il existe des options disponibles qui simplifient le processus et permettent aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent dans le processus.
Au travail, la gestion des dépenses ressemble à des montagnes russes
Les employés et les comptables de l’entreprise se retrouvent dans une impasse lorsqu’il s’agit de gérer les dépenses de l’entreprise. Il est important de garder à l’esprit que le temps mensuel moyen passé par un salarié est d’une heure. Selon une étude, 73 % des employés remplissent leurs formulaires de demande de remboursement pendant qu’ils sont au travail, ce qui a un effet sur la productivité de leur entreprise. Il en coûte en moyenne 53 euros par employé. Il en coûte 48 euros supplémentaires si cette personne commet une erreur dans l’avis d’honoraires. Même si l’entreprise a mis en place un formulaire uniforme pour les remboursements, il y a encore des erreurs dans la saisie des données.
Un autre défi majeur auquel est confronté le service comptable d’une entreprise est la perte des reçus et des factures, nécessaires au traitement des dépenses. Certaines dépenses peuvent être payées sans justification lorsque la politique de dépenses de la structure est auto-administrée. Dans ce cas, le salarié ayant déposé le justificatif devra signer une attestation sur l’honneur attestant qu’il a pris en charge une dépense de l’entreprise. Evidemment, la vérification de ce témoignage nécessite un nouvel investissement en temps.
Afin de mieux suivre les dépenses, pourquoi ne pas passer au zéro papier ?
La dématérialisation est l’un des meilleurs moyens de simplifier la gestion des avoirs. En conséquence, elle aide à la fois à la transmission et au traitement de ces documents. La dématérialisation est réalisée par l’utilisation d’un logiciel de prise de notes gratuit. Les collaborateurs n’ont qu’à prendre une photo de leurs justifications et envoyer l’image via un ordinateur ou une application dédiée. En conséquence, les données sont automatiquement collectées par le système de reconnaissance optique de caractères du logiciel. Au final, il ne reste plus au gérant qu’à signer le reçu des dépenses.
Une entreprise peut économiser une quantité importante de papier en dématérialisant ses reçus. En réalité, ils se situent entre 50 et 75 %. De plus, l’automatisation des processus élimine le risque d’erreur humaine et permet aux travailleurs, aux gestionnaires et aux comptables de gagner du temps. En conséquence, le temps nécessaire aux employés pour récupérer leur argent est réduit.
La dématérialisation améliore également la traçabilité et le suivi des encaissements de cartes bancaires. Pour cette raison, l’entreprise est en mesure de limiter le montant de la fraude qui peut lui coûter beaucoup d’argent. Selon une étude, ces personnes risquent de perdre jusqu’à 13 709 dollars par an à cause des stratagèmes de Ponzi.
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Quelles dépenses l’entreprise couvrira-t-elle?
Le choix de la méthode de remboursement est également critique pour une gestion rationalisée des frais. Une option qu’une entreprise peut choisir est le remboursement en argent réel.
L’employé est tenu de rembourser à l’entreprise le montant exact qu’il a dépensé sur son compte. Une explication est exigée par la société émettrice de la facture de carte de crédit ; le remboursement pardonnable. Les employeurs peuvent rembourser leurs employés jusqu’à un certain montant en utilisant cette méthode. Lorsque les dépenses deviennent plus importantes, le collaborateur est responsable du dépassement. Tous les employés qui occupent le même poste ont la même prévoyance.